승인·결재 게시판
승인·결재 게시판은 회원이 정해진 양식에 맞춰 요청서를 올리면, 운영진이 승인·반려·진행·완료로 처리하는 전자결재 기능입니다. 지출 결의, 물품 구매 요청, 활동비 정산, 참가 신청처럼 운영진의 확인·승인이 필요한 요청을 게시판 하나로 관리할 수 있습니다. 상태가 바뀔 때마다 요청자와 운영진에게 알림이 가고, 처리 과정은 문서 안에 이력으로 남습니다.
이렇게 동작해요
- 운영자가 결재 양식을 만듭니다. (어떤 항목을 입력받을지 자유롭게 구성)
- 회원이 양식을 골라 내용을 작성하고 요청을 제출합니다.
- 요청이 접수되면 운영진에게 알림이 갑니다.
- 운영진이 문서를 열어 승인 / 반려 / 진행 / 중지 / 완료 / 취소로 처리합니다.
- 처리 결과가 요청한 회원과 다른 운영진에게 알림으로 전달되고, 문서에는 처리 이력이 남습니다.
결재 상태
요청서는 아래 상태를 따라 진행됩니다.
| 상태 | 설명 |
|---|---|
| 요청 | 회원이 제출한 직후의 상태. 운영진의 처리를 기다립니다. |
| 승인 | 운영진이 요청을 승인한 상태. |
| 진행 | 승인된 요청을 실제로 처리하는 중인 상태. |
| 완료 | 처리가 모두 끝난 상태. |
| 반려 | 운영진이 요청을 거절한 상태. (사유를 함께 남깁니다) |
| 중지 | 승인은 했지만 진행하지 않고 접은 상태. (사유를 함께 남깁니다) |
| 취소 | 요청이 취소된 상태. |
단계마다 앞으로 가는 처리와 중단하는 처리가 하나씩 있습니다.
| 현재 상태 | 진행 | 중단 |
|---|---|---|
| 요청 | 승인 | 반려 |
| 승인 | 진행 | 중지 |
| 진행 | 완료 | 취소 |
각 단계에서 어떤 처리를 할 수 있는지는 문서 화면에 가능한 버튼만 표시됩니다. 반려·중지·취소는 되돌릴 수 없습니다.
요청 단계에서는 요청한 회원 본인도 자기 요청을 취소할 수 있습니다. 승인된 뒤부터는 운영진만 중단할 수 있습니다.
목록 탭
게시판 목록 위쪽 탭은 지금 무엇을 기다리는지 기준으로 묶여 있고, 끝난 요청서는 결과에 따라 나뉩니다.
| 탭 | 포함되는 상태 |
|---|---|
| 전체 | 모든 요청서 |
| 요청 | 요청 |
| 진행중 | 승인 · 진행 |
| 완료 | 완료 |
| 취소 | 반려 · 취소 · 중지 |
정상적으로 처리가 끝난 건만 완료에 모이고, 도중에 끊긴 건(반려·취소·중지)은 취소에 모입니다.
결재 양식 만들기 (운영자)
먼저 게시판 관리에서 게시판을 ‘승인·결재’ 형태로 만든 뒤, 해당 게시판에 사용할 결재 양식을 구성합니다.
- 게시판 관리에서 승인·결재 게시판을 선택하고 결재 양식 만들기로 이동합니다.
- 양식 이름을 정하고, 회원이 입력할 항목(필드)을 자유롭게 추가합니다.
- 항목마다 이름과 입력 방식을 정하고, 꼭 받아야 하는 항목은 필수로 지정합니다.
- 저장하면 회원이 요청서를 작성할 때 이 양식을 선택할 수 있습니다.
항목은 텍스트·숫자·날짜·선택 등 필요한 형태로 구성해, 요청마다 받아야 할 정보(금액·사유·수량·희망일 등)를 빠짐없이 받을 수 있습니다.
안내문/구분 항목은 입력칸 없이 안내 문구만 보여주는 항목입니다. 안내 문구는 여러 줄로 입력할 수 있으며, 줄을 나눈 그대로 회원 화면에 표시됩니다. 지켜야 할 사항을 번호나 항목별로 줄바꿈해 적으면 읽기 편합니다. 문구마다 색상(회색·파랑·보라·녹색·주황·빨강) 을 골라, 꼭 지켜야 할 주의사항은 빨강·주황으로, 참고 설명은 파랑·회색으로 구분해 강조할 수 있습니다. (최대 500자)
안내문에는 이미지(사진)를 최대 3장까지 첨부할 수도 있습니다. 항목 편집에서 이미지 선택을 누르면 바로 등록되고(여러 장을 한 번에 고를 수 있습니다), 회원이 요청서를 작성할 때와 등록된 요청서를 볼 때 안내 문구 위에 함께 표시됩니다. 2장 이상이면 좌우로 넘겨보는 형태로 보이고, 이미지를 누르면 크게 볼 수 있습니다. 등록한 뒤에는 썸네일 아래 앞으로·뒤로 화살표로 보여줄 순서를 바꿀 수 있습니다. 작성 예시 화면, 영수증 양식, 좌석 배치도처럼 글로 설명하기 번거로운 내용을 그림으로 먼저 보여줄 때 쓰면 좋습니다. (gif·jpg·png, 최대 3장)
하나의 게시판에 여러 양식을 만들어 둘 수 있습니다. ‘지출 결의서’, ‘물품 구매 요청서’처럼 용도별로 양식을 나눠 두면 회원이 상황에 맞는 양식을 골라 작성하기 편합니다. 쓰지 않는 양식은 비활성화해 목록에서 감출 수 있습니다.
요청서 작성·제출 (회원)
- 모임 게시판에서 승인·결재 게시판에 들어가 새 요청을 시작합니다.
- 사용할 양식을 선택합니다.
- 양식의 각 항목을 채우고, 필요하면 제목과 첨부 이미지(증빙 등)를 추가합니다.
- 내용을 확인한 뒤 제출을 누릅니다.
제출하면 요청서가 게시판에 등록되고 상태가 요청이 됩니다. 필수 항목을 비우면 제출되지 않으니 안내에 따라 채워 주세요. 제출 직후 운영진에게 새 결재 요청 알림이 전달됩니다.
처리하기 (운영진)
운영진은 요청 문서를 열어 상태를 변경하며 처리합니다.
| 처리 | 결과 |
|---|---|
| 승인 | 요청을 승인합니다. 이후 진행·완료로 이어서 처리할 수 있습니다. |
| 반려 | 요청을 거절합니다. 반려 사유가 요청자에게 함께 전달됩니다. |
| 진행 | 승인된 요청을 실제로 처리하는 중임을 표시합니다. |
| 진행 중지 | 승인은 했지만 진행하지 않기로 합니다. 중지 사유가 요청자에게 함께 전달됩니다. |
| 완료 | 처리가 끝났음을 표시합니다. |
| 취소 | 진행 중이던 요청을 중단합니다. |
- 상태를 바꾸면 문서에 ‘누가 어떤 상태로 변경했는지’가 자동으로 기록되어 처리 이력을 나중에도 확인할 수 있습니다.
- 반려·중지할 때 남긴 사유도 이력과 알림에 함께 남습니다.
- 사유가 있는 경우 결재란의 해당 칸에
!표시가 붙습니다. 눌러서 사유 전문을 확인할 수 있습니다. - 처리된 단계는 문서 위쪽 결재란에 처리한 사람과 일시로 남습니다.
알림
- 회원이 요청을 제출하면 운영진에게 새 결재 요청 알림이 갑니다. 알림을 누르면 해당 요청 문서로 바로 이동해 처리할 수 있습니다.
- 상태가 바뀌면 요청한 회원에게 결과 알림(승인·반려·진행·완료 등)이 갑니다. 반려·중지된 경우 사유 일부가 알림에 함께 표시됩니다.
- 상태가 바뀌면 다른 운영진에게도 알림이 갑니다. 어떤 문서인지 알 수 있도록 문서 제목이 함께 표시되어, 운영진 여러 명이 처리 현황을 같이 파악할 수 있습니다.
- 알림을 누르면 회원도 운영진도 해당 결재 문서로 바로 이동해 진행 상황을 확인할 수 있습니다.
본인이 직접 처리한 변경(예: 요청자가 자신의 요청을 취소, 운영자가 직접 누른 승인)에 대해서는 본인에게 중복 알림이 가지 않습니다.
